Elektronische Kommunikation / Zugangseröffnung

Nach Art. 16 Satz 1 BayDiG ist jede Behörde verpflichtet, einen Zugang für die Übermittlung elektronischer sowie schriftformersetzender Dokumente im Sinne des Artikel 3a Abs. 2 BayVwVfG zu eröffnen.

Zur Kommunikation mit der Stadtverwaltung hat die Stadt Waldsassen den elektronischen Zugang nach Maßgabe folgender Rahmenbedingungen eröffnet.

Zugänge im Sinne der Zugangseröffnung sind folgende von der Stadt Waldsassen publizierte Kommunikationswege:
- E-Mail-Adressen
- Kontaktformulare
- Online-Formular
- Besonderes elektronisches Behördenpostfach

Ein De-Mail-Zugang gemäß De-Mail-Gesetz (De-Mail-G) wird nicht eröffnet.

Dabei ist grundsätzlich zwischen formfreien und formgebundenen Schreiben zu unterscheiden.

I. Formfreie Schreiben

1. E-Mails

E-Mails können Sie direkt an die Ihnen bekannte Sachbearbeiterin, den Ihnen bekannten Sachbearbeiter oder an die zuständige Dienststelle senden. Die E-Mail-Adressen finden Sie in der Liste der Ansprechpartner und Zuständigkeiten. Sollten Sie einen Bescheid oder ein Schreiben der Stadt Waldsassen erhalten haben, finden Sie die Kontaktdaten des Sachbearbeiters in der Regel auf dem Briefkopf des jeweiligen Dokuments. Allgemeine Fragen und Anregungen können Sie auch an die E-Mail-Adresse stadt(at)waldsassen.de adressieren.

Bitte haben Sie Verständnis, dass E-Mails nur im Text- oder HTML-Format bis zu einer Gesamtgröße von 20 Megabyte entgegengenommen werden können.

Zugelassene Dateiformate

Anhänge werden in folgenden Dateiformaten entgegengenommen:
- Textdateien im Format ANSI oder UTF-8 (*.txt)
- Rich Text Format (*.rtf)
- Microsoft Office Open XML Formate ohne Makros (*.docx, *.xlsx, *.pptx)
- Portable Data File (*.pdf)
- Joint Photographic Expert Group (*.jpg)
- Portable Network Graphics (*.png)
- Graphics Interchange Format (*.gif)
- Tag Image Format File (*.tiff, *.tif)
- Bitmap Pictures (*.bmp)

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Empfangsstelle zulässig. Verwenden Sie abweichende Dateiformate, so kann die Mail möglicherweise nicht bearbeitet werden. In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatischen Abläufe oder Programmierungen (sog. Makros) verwendet werden. Sollten Dateiformate nicht lesbar sein, erfolgt eine entsprechende Rückmeldung an die Absenderadresse.

Dateien in den oben genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (komprimiert) werden. Hierbei ist das Zip-Format bzw. 7z-Format zu wählen. Selbstentpackende Archive nehmen wir nicht entgegen.

Für schriftlich abzufassende, zu unterzeichnende Dokumente im Bereich des elektronischen Rechtsverkehrs gelten besondere technische Anforderungen. Diese sind in der Elektronischer-Rechtverkehr-Verordnung (ERVV) sowie auf dem Justizportal des Bundes und der Länder (www.justiz.de) definiert.

Spam-Filter

Die Stadt Waldsassen verwendet eine Software zur Filterung von unerwünschten E-Mails (Spam-Filter). Durch den Spam-Filter können Ihre E-Mails abgewiesen werden. Sollte dies fälschlicherweise geschehen, können Sie versuchen, von einem alternativen E-Mail-Konto aus zu senden oder rufen Sie bei Ihrem Sachbearbeiter bzw. in unserer Zentrale an (+49 09632 88-0).

Sofern eine E-Mail nicht verarbeitbar ist, werden Sie durch den Empfänger darüber informiert. Dieser Fall kann beispielsweise durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

Wichtiger Hinweis zur Datensicherheit

E-Mails werden in der Regel unverschlüsselt übertragen und können dadurch durch einen möglichen Angreifer auf dem Übertragungsweg eingesehen oder verändert werden. Sensible personenbezogene oder vertrauliche Daten und Dokumente sollten Sie deshalb niemals unverschlüsselt übertragen. Bitte nutzen Sie dafür unsere städtischen Online-Services im sog. digitalen Rathaus, das sichere Kontaktformular der Stadt Waldsassen im Bayernportal oder nutzen Sie die im Folgenden erläuterten Möglichkeiten der E-Mail-Verschlüsselung. Sofern Sie trotzdem diesen Kommunikationsweg nutzen, gehen wir davon aus, dass wir Ihnen auch auf diesem Weg antworten dürfen.

2. Verschlüsselte E-Mail-Kommunikation

2.1 Verschlüsselung mit S/MIME-Zertifikat

Für die S/MIME-verschlüsselte E-Mail-Kommunikation mit der Stadt Waldsassen benötigen Sie folgende Zertifikate:

1. Wurzelzertifikat der Bayern-PKI
Um das S/MIME-Zertifikat der Stadt Waldsassen verwenden zu können, ist es erforderlich das Bayern-Root-CA-2019.cer auf Ihrem Computer im Verzeichnis "Vertrauenswürdige Stammzertifizierungsstellen" zu installieren. Dieses können Sie unter folgendem Link herunterladen:
https://www.pki.bayern.de/vpki/allg/cazert/index.html

2. Zwischenzertifikat Bayern-Softtoken-Issuing-CA-2019
Desweiteren benötigen Sie das Bayern-Softtoken-Issuing-CA-2019.cer, welches Sie auf Ihrem Computer im Verzeichnis "Zwischenzertifizierungsstellen" unter "Zertifikate" instalieren müssen. Dies finden Sie ebenfalls unter diesem Link:
https://www.pki.bayern.de/vpki/allg/cazert/index.html

3. Zertifikat des jeweiligen Kommunikationspartners herunterladen
Bevor Sie mit der verschlüsselen Kommunikation beginnen können, benötigen Sie noch das Zertifikat Ihres Kommunikationspartners:
Zertifikat der Poststelle (stadt@waldsassen.de) herunterladen, zip (ca. 2,3 KB)

Weitere Zertifikate finden Sie in den Verzeichnisdiensten der Bayern-PKI. Nähere Informationen dazu finden Sie unter folgendem Link:
https://www.pki.bayern.de/vpki/allg/zertabruf/index.html

4. Rückkanal
Bitte teilen Sie uns auch mit, ob und auf welche Weise wir Ihnen zur Beantwortung Ihrer Zusendung verschlüsselte E-Mails übersenden können. Falls Ihnen der Empfang verschlüsselter Nachrichten nicht möglich ist, teilen Sie uns bitte mit, ob Sie mit einer unverschlüsselten Antwort per E-Mail einverstanden sind oder Sie eine Beantwortung Ihres Anliegens per Briefpost wünschen. In diesem Fall benötigen wir Ihre Postanschrift.

2.2 Verschlüsselung mit der freien Software GnuPG

Derzeit bereiten wir die Möglichkeit der verschlüsselten Kommunikation mit der freien Software GnuPG vor. Sobald dies abgeschlossen ist, finden sie an dieser Stelle nähere Informationen über die Einrichtung.

II. Formgebundene Schreiben mit Schriftformersatz

1. "Sicheres Kontaktformular" mit Bayern-ID

Im BayernPortal finden Sie das "Sichere Kontaktformular", mit dem Sie verschlüsselt und - bei Authentifizierung mit der eID-Funktion des neuen Personalausweises bzw. Aufenthaltstitels, der eID-Karte für EU-Bürger, dem Elster-Zertifikat oder dem Softwarezertifikat "authega" - auch schriftformersetzend mit uns Kontakt aufnehmen können.

Sie können auf diesem Wege auch Anträge oder Widersprüche vollständig elektronisch bei uns einreichen, entweder als formlosen Text oder als Datei-Upload.

2. Besonderes elektronisches Behördenpostfach (BeBPo)

Die Stadt Waldsassen ist über das sog. besondere elektronische Behördenpostfach (BeBPo) erreichbar.

Zuletzt aktualisiert: 08.03.2024